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LEGAL INFORMATION

RKT Übersetzungs- und Dokumentations-GmbH

Bahnhofstraße 27 
D-78713  Schramberg
Tel.: +49 7422 99 20 0 
Fax: +49 7422 99 20 30
E-Mail: info@rkt-online.com
www.rkt-online.com

a company of
GE|tra|Net| – German Translation Network AG
Christaweg 42
D-79114 Freiburg im Breisgau
Tel.: +49 761 45 62 62 121
Fax: +49 761 45 62 62 188
E-Mail: info_at_getranet.de
www.getranet.de

Managing Director
Walter Ruesch

Authorized representative
Lothar Teufel

Head office
Schramberg

Entry in the Commercial Register
Stuttgart District Court: HRB 480948

Value added tax
USt-Id-Nr.: DE191737876

Privacy policy

I. Name and address of the controller

The controller in the meaning of the General Data Protection Regulation and other national data protection laws of the Member States as well as other data protection provisions is:

RKT Übersetzungs- und Dokumentations-GmbH
78713 Schramberg
Deutschland
Tel.: +49 7422 90 20 0
E‐mail: info_at_rkt-online.com
Website: www.rkt-online.com

The data protection officer can be reached at the following e-mail address: datenschutz@rkt-online.com


II. Allgemeines zur Datenverarbeitung

1. Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung personenbezogener Daten unserer Nutzer erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung des Nutzers. Eine Ausnahme gilt in solchen Fällen, in denen eine vorherige Einholung einer Einwilligung aus tatsächlichen Gründen nicht möglich ist und die Verarbeitung der Daten durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist.

2. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung der betroffenen Person einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a EU‐Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) als Rechtsgrundlage. Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO als Rechtsgrundlage. Dies gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind. Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der unser Unternehmen unterliegt, dient Art. 6 Abs. 1 lit. C DSGVO als Rechtsgrundlage. Für den Fall, dass lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person eine Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich machen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO als Rechtsgrundlage. Ist die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses unseres Unternehmens oder eines Dritten erforderlich und überwiegen die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen das erstgenannte Interesse nicht, so dient Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.

3. Datenlöschung und Speicherdauer

Die personenbezogenen Daten der betroffenen Person werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen der Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde. Eine Sperrung oder Löschung der Daten erfolgt auch dann, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für einen Vertragsabschluss oder eine Vertragserfüllung besteht.


III. Bereitstellung der Website und Erstellung von Logfiles

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Bei jedem Aufruf unserer Internetseite erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners. Folgende Daten werden hierbei erhoben:

(1) Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version

(2) Das Betriebssystem des Nutzers

(3) Den Internet‐Service‐Provider des Nutzers

(4) Die IP‐Adresse des Nutzers

(5) Datum und Uhrzeit des Zugriffs

(6) Websites, von denen das System des Nutzers auf unsere Internetseite gelangt

(7) Websites, die vom System des Nutzers über unsere Website aufgerufen werden 

Die Daten werden ebenfalls in den Logfiles unseres Systems gespeichert. Nicht hiervon betroffen sind die IP‐Adressen des Nutzers oder andere Daten, die die Zuordnung der Daten zu einem Nutzer ermöglichen. Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten des Nutzers findet nicht statt.

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

3. Zweck der Datenverarbeitung

Die vorübergehende Speicherung der IP‐Adresse durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung der Website an den Rechner des Nutzers zu ermöglichen. Hierfür muss die IP-Adresse des Nutzers für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben. Die Speicherung in Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit der Website sicherzustellen. Zudem dienen uns die Daten zur Optimierung der Website und zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme. Eine Auswertung der Daten zu Marketingzwecken findet in diesem Zusammenhang nicht statt. In diesen Zwecken liegt auch unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

4. Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Im Falle der Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website ist dies der Fall, wenn die jeweilige Sitzung beendet ist.

5. Widerspruchs‐ und Beseitigungsmöglichkeit

Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website und die Speicherung der Daten in Logfiles ist für den Betrieb der Internetseite zwingend erforderlich. Es besteht folglich seitens des Nutzers keine Widerspruchsmöglichkeit.


IV. Registrierung

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Auf unserer Internetseite bieten wir unseren Partnern die Möglichkeit zur geschäftlichen Zusammenarbeit, sich unter Angabe der Geschäfts‐ und/oder auch personenbezogenen Daten zu registrieren. Die Daten werden dabei eigenständig und auf freiwilliger Basis in einer Eingabemaske erfasst, an uns übermittelt und gespeichert. Die Einwilligung für die Speicherung und Verarbeitung der Daten erfolgt durch die selbständige Eingabe und dem Absenden der Daten. Eine Weitergabe der Daten an Dritte findet nicht statt.

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist bei Vorliegen einer Einwilligung des Nutzers Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Dient die Registrierung der Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei der Nutzer ist oder der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, so ist zusätzliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

3. Zweck der Datenverarbeitung

Die Registrierung dient nicht zum Abschluss eines Vertrages mit dem Nutzer: Die Registrierung des Nutzers dient ausschließlich zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen bzw. für die vertragliche Zusammenarbeit als Auftragsverarbeiter.

4. Dauer der Speicherung

Die Daten werden innerhalb 15 Monaten nach der letzten Aktualisierung des Nutzers automatisch deaktiviert bzw. gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Eine darüberhinausgehende Speicherung erfolgt, wenn nach Abschluss des Vertrags eine Erforderlichkeit, personenbezogene Daten des Vertragspartners zu speichern, besteht, um vertraglichen oder gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen.

5. Widerspruchs‐ und Beseitigungsmöglichkeit

Als Nutzer haben Sie jederzeit die Möglichkeit, die Registrierungsdaten abzurufen, zu ändern, und zu löschen soweit dies gemäß der vertraglichen Vereinbarungen oder gesetzlichen Vorgaben möglich ist. Sind die Daten zur Erfüllung eines Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, ist eine vorzeitige Löschung der Daten nur möglich, soweit nicht vertragliche oder gesetzliche Verpflichtungen einer Löschung entgegenstehen.


V. E‐Mail‐Kontakt

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Auf unseren Internetseiten stellen wir für die Kontaktaufnahme E‐Mail-Adressen zur Verfügung. In diesem Fall werden die mit der E‐Mail übermittelten personenbezogenen Daten des Nutzers gespeichert. Es erfolgt in diesem Zusammenhang keine Weitergabe der Daten an Dritte. Die Daten werden ausschließlich für die Verarbeitung der Konversation verwendet.

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten, die im Zuge einer Übersendung einer E‐Mail übermittelt werden, ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Zielt der E‐Mail‐Kontakt auf den Abschluss eines Vertrages ab, so ist zusätzliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. B DSGVO.

3. Zweck der Datenverarbeitung

Wenn wir Ihre Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Postanschrift) im Zusammenhang mit der Erbringung Dienstleistung erhalten und Sie dem nicht widersprochen haben, behalten wir uns vor, Ihnen regelmäßig Informationen zu unseren Leistungen zuzusenden. Dies dient der Wahrung unserer berechtigten Interessen.

4. Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Für die personenbezogenen Daten, die per E‐Mail übersandt wurden, ist dies dann der Fall, wenn die jeweilige Konversation mit dem Nutzer beendet ist. Beendet ist die Konversation dann, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass der betroffene Sachverhalt abschließend geklärt ist.

5. Widerspruchs‐ und Beseitigungsmöglichkeit

Der Nutzer hat jederzeit die Möglichkeit, seine Einwilligung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu widerrufen. Nimmt der Nutzer per E‐Mail Kontakt mit uns auf, so kann er der Speicherung seiner personenbezogenen Daten jederzeit widersprechen. In einem solchen Fall kann die Konversation nicht fortgeführt werden. Der Widerruf der Einwilligung und der Widerspruch der Speicherung kann sowohl schriftlich per Brief oder per E‐Mail als auch telefonisch, bei zweifelsfreier Identifikation, erfolgen.

Alle personenbezogenen Daten, die im Zuge der Kontaktaufnahme gespeichert wurden, werden in diesem Fall gelöscht.


VI. Rechte der betroffenen Person

Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie Betroffener i.S.d. DSGVO und es stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu:

1. Auskunftsrecht

Sie können von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber verlangen, ob personenbezogene Daten, die Sie betreffen, von uns verarbeitet werden. Liegt eine solche Verarbeitung vor, können Sie von dem Verantwortlichen über folgende Informationen Auskunft verlangen:

(1) die Zwecke, zu denen die personenbezogenen Daten verarbeitet werden;

(2) die Kategorien von personenbezogenen Daten, welche verarbeitet werden;

(3) die Empfänger bzw. die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden oder noch offengelegt werden;

(4) die geplante Dauer der Speicherung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten oder, falls konkrete Angaben hierzu nicht möglich sind, Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer;

(5) das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung oder Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, eines Rechts auf Einschränkung der Verarbeitung durch den Verantwortlichen oder eines Widerspruchsrechts gegen diese Verarbeitung;

(6) das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde;

(7) alle verfügbaren Informationen über die Herkunft der Daten, wenn die personenbezogenen Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben werden;

(8) das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 Abs. 1 und 4 DSGVO und – zumindest in diesen Fällen – aussagekräftige Informationen über die involvierte Logik sowie die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen einer derartigen Verarbeitung für die betroffene Person. Ihnen steht das Recht zu, Auskunft darüber zu verlangen, ob die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt werden. In diesem Zusammenhang können Sie verlangen, über die geeigneten Garantien gem. Art. 46 DSGVO im Zusammenhang mit der Übermittlung unterrichtet zu werden.

2. Recht auf Berichtigung

Sie haben ein Recht auf Berichtigung und/oder Vervollständigung gegenüber dem Verantwortlichen, sofern die verarbeiteten personenbezogenen Daten, die Sie betreffen, unrichtig oder unvollständig sind. Der Verantwortliche hat die Berichtigung unverzüglich vorzunehmen.

3. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Unter den folgenden Voraussetzungen können Sie die Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten verlangen: 

(1) wenn Sie die Richtigkeit der Sie betreffenden personenbezogenen Daten für eine Dauer bestreiten, die es dem Verantwortlichen ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen;

(2) wenn die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie die Löschung der personenbezogenen Daten ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten verlangen;

(3) wenn der Verantwortliche die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigt, Sie diese jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen, oder

(4) wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt haben und noch nicht feststeht, ob die berechtigten Gründe des Verantwortlichen gegenüber Ihren Gründen überwiegen.

Wurde die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten eingeschränkt, dürfen diese Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Union oder eines Mitgliedsstaats verarbeitet werden.

4. Recht auf Löschung

a) Löschungspflicht

Sie können von dem Verantwortlichen verlangen, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden, und der Verantwortliche ist verpflichtet, diese Daten unverzüglich zu löschen, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft:

(1) Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig.

(2) Sie widerrufen Ihre Einwilligung, auf die sich die Verarbeitung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO stützte, und es fehlt an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.

(3) Sie legen gem. Art. 21 Abs. 1 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor, oder Sie legen gem. Art. 21 Abs. 2 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein.

(4) Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet.

(5) Die Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedsstaaten erforderlich, dem der Verantwortliche unterliegt.

(6) Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten wurden in Bezug auf angebotene Dienste der Informationsgesellschaft gemäß Art. 8 Abs. 1 DSGVO erhoben.

b) Information an Dritte. Hat der Verantwortliche die Sie betreffenden personenbezogenen Daten öffentlich gemacht und ist er gem. Art. 17 Abs. 1 DSGVO zu deren Löschung verpflichtet, so trifft er unter Berücksichtigung der verfügbaren Technologie und der Implementierungskosten angemessene Maßnahmen, auch technischer Art, um für die Datenverarbeitung Verantwortliche, die die personenbezogenen Daten verarbeiten, darüber zu informieren, dass Sie als betroffene Person von ihnen die Löschung aller Links zu diesen personenbezogenen Daten oder von Kopien oder Replikationen dieser personenbezogenen Daten verlangt haben.

c) Ausnahmen: Das Recht auf Löschung besteht nicht, soweit die Verarbeitung erforderlich ist

(1) zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information;

(2) zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, die die Verarbeitung nach dem Recht der Union oder der Mitgliedsstaaten, dem der Verantwortliche unterliegt, erfordert, oder zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde;

(3) aus Gründen des öffentlichen Interesses im Bereich der öffentlichen Gesundheit gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. h und i sowie Art. 9 Abs. 3 DSGVO;

(4) für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke, wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke gem. Art. 89 Abs. 1 DSGVO, soweit das unter Abschnitt a) genannte Recht voraussichtlich die Verwirklichung der Ziele dieser Verarbeitung unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt, oder

(5) zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

5. Recht auf Unterrichtung

Haben Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung gegenüber dem Verantwortlichen geltend gemacht, ist dieser verpflichtet, allen Empfängern, denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden, diese Berichtigung oder Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung mitzuteilen, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden. Ihnen steht gegenüber dem Verantwortlichen das Recht zu, über diese Empfänger unterrichtet zu werden.

6. Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie dem Verantwortlichen bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Außerdem haben Sie das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch den Verantwortlichen, dem die personenbezogenen Daten bereitgestellt wurden, zu übermitteln, sofern (1) die Verarbeitung auf einer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO oder auf einem Vertrag gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO beruht und (2) die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt. In Ausübung dieses Rechts haben Sie ferner das Recht, zu erwirken, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten direkt von einem Verantwortlichen einem anderen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist. Freiheiten und Rechte anderer Personen dürfen hierdurch nicht beeinträchtigt werden. Das Recht auf Datenübertragbarkeit gilt nicht für eine Verarbeitung personenbezogener Daten, die für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde.

7. Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling. Der Verantwortliche verarbeitet die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, er kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Werden die Sie betreffenden personenbezogenen Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet. Sie haben die Möglichkeit, im Zusammenhang mit der Nutzung von Diensten der Informationsgesellschaft – ungeachtet der Richtlinie 2002/58/EG – Ihr Widerspruchsrecht mittels automatisierter Verfahren auszuüben, bei denen technische Spezifikationen verwendet werden.

8. Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung

Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

9. Automatisierte Entscheidung im Einzelfall einschließlich Profiling

Sie haben das Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Dies gilt nicht, wenn die Entscheidung (1) für den Abschluss oder die Erfüllung eines Vertrags zwischen Ihnen und dem Verantwortlichen erforderlich ist,

(2) aufgrund von Rechtsvorschriften der Union oder der Mitgliedsstaaten, denen der Verantwortliche unterliegt, zulässig ist und diese Rechtsvorschriften angemessene Maßnahmen zur Wahrung Ihrer Rechte und Freiheiten sowie Ihrer berechtigten Interessen enthalten oder

(3) mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung erfolgt. Allerdings dürfen diese Entscheidungen nicht auf besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO beruhen, sofern nicht Art. 9 Abs. 2 lit. a oder g DSGVO gilt und angemessene Maßnahmen zum Schutz der Rechte und Freiheiten sowie Ihrer berechtigten Interessen getroffen wurden. Hinsichtlich der in (1) und (3) genannten Fälle trifft der Verantwortliche angemessene Maßnahmen, um die Rechte und Freiheiten sowie Ihre berechtigten Interessen zu wahren, wozu mindestens das Recht auf Erwirkung des Eingreifens einer Person seitens des Verantwortlichen, auf Darlegung des eigenen Standpunkts und auf Anfechtung der Entscheidung gehört.

10. Auskunftsrecht

Ihnen steht ein Auskunftsrecht bezüglich der über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten und ein Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten sowie deren Sperrung und Löschung zu. Für eine Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten, zur Veranlassung einer Korrektur unrichtiger Daten oder deren Sperrung bzw. Löschung sowie für weitergehende Fragen über die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten:

Walter Ruesch
E-mail: datenschutz_at_its-translation.de
Fax: 0761-45 62 62 188

11. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedsstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. Die Aufsichtsbehörde, bei der die Beschwerde eingereicht wurde, unterrichtet den Beschwerdeführer über den Stand und die Ergebnisse der Beschwerde einschließlich der Möglichkeit eines gerichtlichen Rechtsbehelfs nach Art. 78 DSGVO.

Für das Land Baden‐Württemberg:

Königstraße 10a
70173 Stuttgart
Tel.: 0711 / 61 55 41 – 0
E-mail: bsdb_at_lfdi.bwl.de
Website: www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de

I. Name and address of the controller

The controller in the meaning of the General Data Protection Regulation and other national data protection laws of the Member States as well as other data protection provisions is:

RKT Übersetzungs- und Dokumentations-GmbH
78713 Schramberg
Germany
Tel.: +49 7422 90 20 0
E‐mail: info_at_rkt-online.com
Website: www.rkt-online.com

The data protection officer can be reached at the following e-mail address: datenschutz_at_rkt-online.com.


II. General data processing information

1. Scope of the processing of personal data

On principle, we only process personal data of our users where this is necessary to provide a functioning website and our content and services. Regular processing of personal data of our users only takes place with the consent of the user. An exception applies in cases where it is not possible to obtain consent for factual reasons and the data processing is permitted by law.

2. Legal basis for processing of personal data

Insofar as we obtain consent from the data subject for personal data processing operations, Art. 6(1) a of the EU General Data Protection Regulation (GDPR) shall form the applicable legal basis. For the processing of personal data required for the fulfilment of a contract to which the data subject is party, Art. 6(1) b GDPR shall form the applicable legal basis. This also applies to processing operations required to take steps prior to entering into a contract. Insofar as processing of personal data is necessary for compliance with a legal obligation to which our company is subject, Art. 6(1) c GDPR shall form the applicable legal basis. In the case that processing of personal data is necessary in order to protect the vital interests of the data subject or of another natural person, Art. 6(1) d GDPR shall form the applicable legal basis. If processing is necessary for the purposes of the legitimate interests pursued by our company or by a third party and such interests are not overridden by the interests or fundamental rights and freedoms of the data subject, Art. 6(1) f GDPR shall form the legal basis for processing.

3. Data erasure and duration of storage

The personal data of the data subject shall be erased or made unavailable as soon as the purpose of storage is no longer necessary. Furthermore, storage can take place if stipulated by a legal obligation which requires processing by Union or German regulations, laws or other provisions to which the controller is subject. The data shall also be erased or made unavailable when a storage period prescribed by the aforementioned norms expires, unless further storage of the data is necessary for the conclusion or fulfilment of a contract.


III. Provision of the website and creation of log files

1. Description and scope of data processing

With every visit to our website, our system automatically gathers data and information from the computer system of the visiting computer. The following data is gathered in this case:

(1) Information on the browser type and the version used

(2) The operating system of the user

(3) The Internet service provider of the user

(4) The IP address of the user

(5) Date and time of access

(6) Websites from which the user’s system accesses our website

(7) Websites which the user’s system accesses from our website

The data is also saved in the log files of our system. This does not apply to the IP addresses of the user or other data that allows the data to be traced back to a user. This data is not stored together with other personal data of the user.

2. Legal basis for data processing

The legal basis for the temporary storage of the data is Art. 6(1) f GDPR.

3. Purpose of data processing

It is necessary for the system to temporarily store the IP address in order to deliver the website to the user’s computer. The user’s IP address must be saved for the duration of the session for this purpose. Storage in log files takes place in order to ensure the proper functioning of the website. We also use the data to optimise the website and to ensure the security of our IT systems. The data is not analysed for marketing purposes in this connection. These purposes constitute our legitimate interest in data processing pursuant to Art. 6(1) f GDPR.

4. Duration of storage

The data is erased as soon as it is no longer necessary in relation to the purpose for which it was collected. In the case of data collection for provision of the website, this is the case when the corresponding session ends.

5. Possibilities of objection and disposal

The collection of the data for the provision of the website and the storage of data in log files is absolutely necessary for the operation of the website. As such, the user has no possibility of objection.


IV. Registration

1. Description and scope of data processing

On our website we offer our partners the option of professional collaboration by registering with their business and/or personal data. The data is entered independently and voluntarily in a form, transferred to us and stored. Consent to storing and processing the data is effectively given by entering and sending the data. The data is not passed on to third parties.

2. Legal basis for data processing

If consent has been obtained from the user, the legal basis for data processing is Art. 6(1) f GDPR. If the registration serves to fulfil a contract to which the user is party or to take steps prior to concluding a contract, the additional legal basis for the data processing shall be Art. 6(1) b GDPR.

3. Purpose of data processing

Registration does not constitute conclusion of a contract with the user: User registration is solely for the purpose of taking steps prior to concluding a contract or for contractual collaboration as a processor.

4. Duration of storage

The data is automatically deactivated or erased 15 months after the last update by the user, as soon as it is no longer necessary in relation to the purpose for which it was collected. Data shall be stored beyond this period if, following conclusion of the contract, it is necessary to save the contracting party’s personal data in order to fulfil contractual or legal obligations.

5. Possibilities of objection and disposal

As the user, you can call up, change and delete your registration data at any time provided this is possible in accordance with the contractual agreements or legal requirements. If the data is required for fulfilment of a contract or to take steps before concluding a contract, advance erasure of the data is only possible if no contractual or legal obligations prevent erasure.


V. E‐mail contact

1. Description and scope of data processing

On our website we provide e-mail addresses for contact purposes. In this case, the personal data of the user transmitted with the e-mail is saved. The data is not passed on to third parties in this connection. The data is used exclusively for processing the conversation.

2. Legal basis for data processing

The legal basis for processing the data transferred when sending an e-mail is Art. 6(1) f GDPR. If the purpose of the e-mail contact is to conclude a contract, the additional legal basis for the processing is Art. 6(1) b GDPR.

3. Purpose of data processing

If we receive your contact details (e-mail address, postal address) in connection with the provision of services and you have not objected to this, we reserve the right to regularly send you information regarding our services. This serves to ensure our legitimate interests.

4. Duration of storage

The data shall be erased as soon as it is no longer necessary in relation to the purpose for which it was collected. For such personal data as was sent by e-mail, this is the case when the corresponding conversation with the user is ended. The conversation is ended when it can be assumed from the circumstances that the matter at hand has been conclusively dealt with.

5. Possibilities of objection and disposal

The user has the possibility to withdraw their consent to the processing of personal data at any time. If the user contacts us via e-mail, they can object to the storage of their personal data at any time. In such a case, the conversation cannot be continued. The withdrawal of consent and the objection to storage can be effected both in writing via letter or e-mail and by telephone if the identification of the user can be clearly established.

All personal data saved during the course of this contact is erased in this case.


VI. Marketing

1. Description and scope of data processing

In order to fulfil our own interests, we can pass on personal data to other branches/subsidiaries of German Translation Network AG. The branches and subsidiaries of German Translation Network AG are listed here www.getranet.de under ‘OUR LOCATIONS’.

Within the scope of our marketing activities at German Translation Network AG, we can process the following information about you

(1) Contact details:
Name, title, telephone number, e-mail, (business) address, contact history

(2) Information regarding your consent to the use of your personal data for marketing purposes, e.g. in the form of registration for newsletters of all kinds, e-mail updates, economic news, studies and reports

(3) Information regarding your interests, e.g. based on your registration for our publications concerning certain topics or industries

(4) Information on questions you have asked, complaints or conflicts

(5) Other personal data voluntarily supplied by you

2. Legal basis for data processing

The legal basis for processing data transferred in the course of sending an e-mail is Art. 6 (1f) GDPR. If the intent of the e-mail is to enter into a contract with us, this creates an additional legal basis for its processing in accordance with Art. 6 (1B) GDPR.

3. Purpose of data processing

(1) We use your information for the following purposes as necessary:

(2) To establish and maintain contact with you

(3) To send you our newsletters

(4) To advertise and inform you of our (new) products / services

(5) To inform you of important changes / news

(6) To organise events and promotional activities

(7) To analyse your interests and our business opportunities

(7) To ascertain your view on certain topics, e.g. in (customer satisfaction) surveys

(8) To clarify questions, complaints and conflicts

Sending of newsletters and serial mails:

RKT works with the e-mail marketing service provider e-Xpress-mailer GmbH. An order processing agreement was concluded as part of this cooperation. This ensures that the service provider observes all points of the stipulations of the GDPR and the Data Protection Act. The data is only saved within the EU. No data is saved on servers outside the EU. The registration process is logged.

4. Duration of storage

The data is deleted as soon as it is no longer required for fulfilling the purpose for which it was collected. For the personal data that is transmitted via e‐mail, this is the case when the respective conversation with the user ends. The conversation is ended when it can be concluded from the circumstances that the matter concerned has been conclusively resolved.

5. Possibilities of objection and disposal

Users are entitled to withdraw their consent to the processing of personal data at any time. If users contact us via e-mail, they can object to their personal data being saved at any time. In such a case, the conversation cannot be continued. The withdrawal of consent and the objection to data being saved can be submitted in writing by letter or e-mail, or by telephone if the user can be uniquely identified. Users can unsubscribe from our newsletter free of charge at any time using the link in the newsletter.

All personal data that has been saved during establishment of contact is deleted in this case.


VII. Rights of the data subject

If your personal data is processed, you are a data subject within the meaning of GDPR and you have the following rights with respect to the controller:

1. Right of access

You can obtain from the controller confirmation as to whether or not personal data concerning you is being processed by us. If such processing is taking place, you can obtain the following information from the controller:

(1) the purposes for which the personal data is being processed;

(2) the categories of personal data concerned;

(3) the recipients or categories of recipient to whom your personal data has been or will be disclosed;

(4) the envisaged period for which your personal data will be stored, or, if not possible, the criteria used to determine that period;

(5) the existence of the right to request rectification or erasure of your personal data or restriction of processing of personal data by the controller or to object to such processing;

(6) the right to lodge a complaint with a supervisory authority;

(7) where the personal data is not collected from the data subject, any available information as to its source;

(8) the existence of automated decision-making, including profiling, referred to in Article 22(1) and (4) GDPR and, at least in those cases, meaningful information about the logic involved, as well as the significance and the envisaged consequences of such processing for the data subject. You have the right to obtain information as to whether your personal data is transferred to a third country or to an international organisation. In this connection you have the right to be informed of the appropriate safeguards pursuant to Article 46 GDPR relating to the transfer.

2. Right to rectification

You have the right to obtain from the controller the rectification and/or completion if the personal data processed concerning you is inaccurate or incomplete. The controller shall perform rectification without undue delay.

3. Right to restriction of processing

You have the right to obtain restriction of processing of your personal data where one of the following applies:

(1) you contest the accuracy of your personal data for a period enabling the controller to verify the accuracy of the personal data;

(2) the processing is unlawful and you oppose the erasure of the personal data and request the restriction of its use instead;

(3) the controller no longer needs the personal data for the purposes of the processing, but you require it for the establishment, exercise or defence of legal claims, or

(4) you have objected to processing pursuant to Article 21(1) GDPR pending the verification whether the legitimate grounds of the controller override yours.

Where processing of your personal data has been restricted, such personal data shall, with the exception of storage, only be processed with your consent or for the establishment, exercise or defence of legal claims or for the protection of the rights of another natural or legal person or for reasons of important public interest of the Union or of a Member State.

4. Right to erasure

a) Erasure obligation

You have the right to obtain from the controller the erasure of your personal data without undue delay and the controller shall have the obligation to erase personal data without undue delay where one of the following grounds applies:

(1) Your personal data is no longer necessary in relation to the purposes for which it was collected or otherwise processed.

(2) You withdraw your consent on which the processing was based according to point (a) of Article 6(1), or point (a) of Article 9(2) GDPR, and where there is no other legal ground for the processing.

(3) You object to the processing pursuant to Article 21(1) GDPR and there are no overriding legitimate grounds for the processing, or you object to the processing pursuant to Article 21(2) GDPR.

(4) Your personal data has been unlawfully processed.

(5) Your personal data has to be erased for compliance with a legal obligation in Union or Member State law to which the controller is subject.

(6) Your personal data has been collected in relation to the offer of information society services referred to in Article 8(1) GDPR.

b) Information to third parties. Where the controller has made your personal data public and is obliged pursuant to Art. 17(1) GDPR to erase the personal data, the controller, taking account of available technology and the cost of implementation, shall take reasonable steps, including technical measures, to inform controllers which are processing your personal data that you have requested the erasure by such controllers of any links to, or copy or replication of, that personal data.

c) Exceptions: The right to erasure shall not apply to the extent that processing is necessary

(1) for exercising the right of freedom of expression and information;

(2) for compliance with a legal obligation which requires processing by Union or Member State law to which the controller is subject or for the performance of a task carried out in the public interest or in the exercise of official authority vested in the controller;

(3) for reasons of public interest in the area of public health in accordance with points (h) and (i) of Art. 9(2) as well as Art. 9(3) GDPR;

(4) for archiving purposes in the public interest, scientific or historical research purposes or statistical purposes in accordance with Art. 89(1) GDPR in so far as the right referred to in section a) is likely to render impossible or seriously impair the achievement of the objectives of that processing; or

(5) for the establishment, exercise or defence of legal claims.

5. Right to notification

Where you have asserted the right to rectification, deletion or restriction of processing vis-à-vis the controller, the controller shall be obliged to communicate this rectification or erasure of personal data or restriction of processing to each recipient to whom your personal data has been disclosed, unless this proves impossible or involves disproportionate effort. You shall have the right to be informed by the controller about these recipients.

6. Right to data portability

You have the right to receive personal data concerning you, which you have provided to the controller, in a structured, commonly used and machine-readable format. In addition, you have the right to transmit that data to another controller without hindrance from the controller to which the personal data has been provided, where

(1) the processing is based on consent pursuant to point (a) of Art. 6(1) or point (a) of Art. 9(2) GDPR or on a contract pursuant to point (b) of Art. 6(1); and

(2) the processing is carried out by automated means.

In exercising this right, you shall also have the right to have your personal data transmitted directly from one controller to another, where technically feasible. This shall not adversely affect the rights and freedoms of others. The right to data portability shall not apply to processing of personal data necessary for the performance of a task carried out in the public interest or in the exercise of official authority vested in the controller.

7. Right to object

You shall have the right to object, on grounds relating to your particular situation, at any time to processing of personal data concerning you which is based on point (e) or (f) of Art. 6(1) GDPR, including profiling based on those provisions. The controller shall no longer process your personal data unless the controller demonstrates compelling legitimate grounds for the processing which override your interests, rights and freedoms or for the establishment, exercise or defence of legal claims. Where your personal data is processed for direct marketing purposes, you shall have the right to object at any time to processing of personal data concerning you for such marketing, which includes profiling to the extent that it is related to such direct marketing. Where you object to processing for direct marketing purposes, the personal data shall no longer be processed for such purposes. In the context of the use of information society services, and notwithstanding Directive 2002/58/EC, you may exercise your right to object by automated means using technical specifications.

8. Right to withdraw consent under data protection law

You shall have the right to withdraw your consent under data protection law at any time. The withdrawal of consent shall not affect the lawfulness of processing based on consent before its withdrawal.

9. Automated individual decision-making, including profiling

You shall have the right not to be subject to a decision based solely on automated processing, including profiling, which produces legal effects concerning you or similarly significantly affects you. This shall not apply if the decision

(1) is necessary for entering into, or performance of, a contract between you and a data controller,

(2) is authorised by Union or Member State law to which the controller is subject and which also lays down suitable measures to safeguard your rights and freedoms and legitimate interests; or

(3) is based on your explicit consent.

However, these decisions shall not be based on special categories of personal data referred to in Art. 9(1) GDPR, unless point (a) or (g) of Art. 9(2) applies and suitable measures to safeguard your rights and freedoms and legitimate interests are in place. In the cases referred to in points (1) and (3), the data controller shall implement suitable measures to safeguard your rights and freedoms and legitimate interests, at least the right to obtain human intervention on the part of the controller, to express your point of view and to contest the decision.

10. Right of access

You shall have a right to access your stored personal data and a right to rectification of inaccurate data and to have this data made unavailable or erased. To obtain information on your personal data, to request a correction of inaccurate data or to have such data made unavailable or erased, and for further matters concerning the use of your personal data, please contact our data protection officer:

Walter Ruesch
datenschutz_at_rkt-online.com
Fax: +49 7422 99 20 30

11. Right to make a complaint to a supervisory authority

Irrespective of any other legislative or regulatory provision, you shall have the right to make a complaint to a supervisory authority, in particular in the Member State of your residence, your workplace or the place of alleged infringement if you are of the opinion that the processing of your personal data breaches the GDPR. The supervisory authority with which the complaint was lodged shall notify the complainant of the status and results of the complaint, including the possibility of judicial remedy pursuant to Art. 78 GDPR.

For the state of Baden‐Württemberg:

Königstraße 10a
70173 Stuttgart, Germany
Tel.: +49 711 / 61 55 41 – 0
Email: bsdb_at_lfdi.bwl.de
Website: baden‐wuerttemberg.datenschutz.de